ID’Flow
gestion électronique
de documents
Le développement des nouvelles technologies de l’information et de la communication et la multiplication des flux documentaires entrants et sortants (papiers, mails, factures, contrats, bons de livraison, etc.) complexifient la gestion globale des documents, autant papier que numériques, dans toutes les organisations, publiques comme privées.
un enjeu de performance
Dès les balbutiements de la gestion électronique de documents, nous avons constaté une inadéquation entre les logiciels développés sur le marché et les réels besoins de nos clients. Ces solutions sont peu flexibles et c’est souvent à l’entreprise ou à la collectivité de modifier ses procédures pour s’adapter au fonctionnement de l’outil.
Face à cette incohérence, Cap Bureautique s’associe à un éditeur français de logiciels et participe au développement d’EzGED en 2010. Cette solution de gestion électronique des documents est plus personnalisable et permet d’adapter la dématérialisation aux processus internes de chaque client.
vos documents sont plus
innovants & vos processus
plus performants !
Les techniciens et commerciaux de Cap Bureautique s’intéressent véritablement à votre fonctionnement et aux spécificités de votre métier, autant dans la sphère privée que dans la sphère publique. Cette analyse poussée et personnalisée de vos process et workflow permet de développer et intégrer des solutions de dématérialisation et de gestion électronique de vos documents entrants et sortants en lien avec votre activité.
PME, PMI, associations, coopératives, collectivité locales : chaque entité a ses spécificités métier, ses processus de validation, son schéma de facturation, son processus de paie, son suivi de chantiers, son système d’archivage, son module de signature électronique, etc.
Tous ces fonctionnements internes peuvent être optimisés grâce à la dématérialisation et à la gestion électronique de vos documents. Echange de données en instantané, suppression des doubles saisies et des erreurs qu’elles engendrent, fluidification de l’information : faites entrer votre organisation dans l’ère de l’agilité et de la sécurisation des données !
Cap Bureautique vous aide à alléger les tâches répétitives et chronophages de vos collaborateurs pour qu’ils se concentrent sur l’essentiel : votre valeur ajoutée, votre cœur de métier.
Que ce soit pour l’archivage électronique de vos documents, la dématérialisation de vos bulletins de paie, la gestion de vos factures électroniques, la mise en place d’une signature électronique, la dématérialisation de vos notes de frais ou dossiers fournisseurs, l’automatisation de Chorus Pro ou encore l’interconnexion avec votre logiciel comptable, vous saurez tout faire avec la solution de GED développée par Cap Bureautique exprès pour vous !
Rien de plus frustrant que de disposer d’un outil ultra complet et de se servir uniquement d’une partie parce qu’on ne sait pas comment fonctionne le reste ou, pire, que les autres fonctionnalités ne nous concernent pas.
La double analyse de vos processus métier par nos commerciaux et nos techniciens vous garantit une solution de gestion électronique de vos documents conforme à vos besoins et à vos fonctionnements internes.
De plus, vous êtes tout à fait à même de vous en servir dès l’intégration dans votre réseau grâce à nos formations sur-mesure. Selon la solution de dématérialisation développée pour votre structure, privée ou publique, l’un de nos formateurs vous accompagne dans l’utilisation personnalisée de votre outil. Gage de la qualité de notre accompagnement, les actions de formation de Cap Bureautique bénéficient du certificat Qualiopi.
Vos besoins
Que vous soyez une collectivité publique, une PME-PMI, une coopérative ou encore une association, Cap Bureautique rend vos documents et vos process plus innovants !
Notre solution de gestion électronique du courrier allège leur charge de travail. En effet, après avoir analysé votre fonctionnement interne, nos techniciens développent une solution de GED facilitant l’accès aux informations grâce, notamment, à une recherche rapide et ciblée. De plus, nos formateurs vous forment à l’ensemble des fonctionnalités de nos outils, garantissant l’efficacité de chaque utilisateur. Notre solution de gestion électronique du courrier comprend des fonctionnalités de contrôle d’accès et de suivi des modifications, renforçant ainsi la sécurité de vos données.
Enfin, avantage indéniable de notre solution de gestion électronique du courrier : la réduction des coûts liés à la gestion physique du courrier, tels que les frais d’impression, de stockage et de distribution.
Notre gestion électronique de documents comprend plusieurs fonctionnalités pour une gestion facilitée de vos courriers sortants.
D’abord, elle intègre un système de réponse automatisé. L’outil génère des courriers à en-tête, sous format PDF, respectant ainsi votre charte graphique et offrant une uniformité dans la présentation de chaque courrier sortant. La création de documents ainsi standardisés renforce l’image institutionnelle et professionnelle de votre structure, privée comme publique.
Ensuite, la gestion électronique des courriers sortants permet une traçabilité accrue, avec des fonctionnalités de suivi des versions et de validation électronique, simplifiant ainsi le processus de validation tout en garantissant la conformité du courrier. C’est l’assurance pour votre structure d’une meilleure efficacité, d’une cohérence visuelle et d’une durabilité des communications.
Toujours à la pointe des nouvelles technologies, Cap Bureautique implémente de l’intelligence artificielle (IA) dans la gestion électronique de vos courriers sortants. Notre solution assiste vos collaborateurs et agents dans la rédaction en suggérant des contenus, en corrigeant la grammaire et en améliorant la clarté du langage.
L’avantage pour votre structure ? Une rédaction de contenus plus rapide et d’une qualité élevée, conforme aux règles linguistiques ainsi qu’au ton et au style de langage de votre structure.
Enfin, la gestion électronique des courriers sortants réduit, elle aussi, les coûts liés à l’impression en raison d’un circuit de validation intégré qui assure que seule la version validée soit imprimée. Vous faites ainsi des économies et contribuez à une utilisation plus responsable de vos ressources.
L’obligation de recourir à la facturation électronique gagne du terrain dans le secteur privé et s’est généralisée via Chorus dans le secteur public. Prenez de l’avance en dématérialisant chaque étape du traitement de vos factures clients et fournisseurs.
Passer à la facture électronique vous permet de faire des économies de temps et d’argent. En automatisant la gestion de vos factures clients et fournisseurs, vous récupérez du temps pour votre cœur de métier : collecte et traitement des données, circuits de validation internes, gestion des envois et contrôle des paiements, chaque étape peut être dématérialisée !
La gestion électronique de vos factures entraîne également une meilleure gestion des ressources en éliminant le besoin de stockage physique et en réduisant la dépendance aux processus manuels. D’ailleurs, l’automatisation des flux de facturation permet un suivi transparent de chaque facture, une réduction du risque d’erreurs, ainsi qu’une gestion efficace des paiements. La fiabilité de votre structure n’en est que plus renforcée !
Enfin, expert des procédures internes des collectivités publiques, Cap Bureautique adapte vos solutions de gestion électronique de la facturation au fonctionnement du portail Chorus.
Vous avez besoin de collecter des informations sur le terrain auprès de vos collaborateurs, de vos agents ou encore de vos usagers ? Adoptez une démarche éco-responsable et efficace en remplaçant les formulaires papier par des formulaires électroniques.
Comment ? En utilisant des tablettes Android durcies ! Renforcées et sécurisées, ces tablettes offrent une flexibilité inégalée pour la collecte d’informations sur le terrain, dans les ateliers et au bureau.
Outre l’économie de papier, ce traitement numérique des informations facilite la saisie des données, réduit le temps d’analyse et limite les risques d’erreurs. Nos techniciens développent des formulaires personnalisés, adaptés aux besoins spécifiques de votre structure, vous donnant accès en temps réel à l’analyse des données. La génération automatique de rapports, sur la base des données numériques ainsi collectées et centralisées, facilite vos prises de décisions. Bienvenue dans le monde de l’agilité !
La satisfaction client est au cœur de vos processus de fonctionnement ? Grâce à un système de gestion électronique des dossiers clients, gagnez en efficience et en réactivité !
Contractualisation en ligne par la signature électronique, demande d’informations automatisée par mail ou SMS, archivage des documents, sauvegarde automatique, accès à distance aux données clients, gestion des envois, suivi de la facturation, contrôle des paiements, etc. : chaque étape de la relation client peut être dématérialisée et automatisée chez Cap Bureautique.
Quand toutes ces tâches chronophages de la gestion des dossiers clients sont confiées à nos solutions de GED, vos collaborateurs et agents gagnent en productivité, votre entreprise gagne en crédibilité.
S’il est une autre gestion particulièrement chronophage, c’est bien celle des ressources humaines. Le travail se veut aujourd’hui plus collaboratif et dématérialisé, il en va de même de la gestion de vos processus RH.
Faciliter la mise en place du télétravail, archiver vos données RH en toute sécurité, assurer un archivage automatisé des documents, dématérialiser les bulletins de paie, simplifier la gestion des notes des frais, fluidifier les processus de validation des congés, etc. : toutes les solutions de dématérialisation développées par Cap Bureautique s’adapte à vos besoins de gestion des dossiers RH.
La dématérialisation des RH vous apporte de nombreux avantages : gain de temps, réduction du papier, diminution des risques d’erreurs, renforcement de la marque employeur, etc. Pour toutes ces raisons, elle s’inscrit pleinement dans la démarche RSE de votre structure.
Notre équipe de commerciaux et techniciens saura analyser vos processus internes pour développer la solution dématérialisée qui vous convient, rencontrons-nous.
Notre équipe de commerciaux et techniciens saura analyser vos processus internes pour développer la solution optimale qui vous convient, rencontrons-nous.
